Ошибки при подготовке к выставке, из-за которых вы теряете время и деньги

Про ПДД говорят, что эти правила написаны кровью. 

Недавно мы опубликовали наш Регламент по заезду для участников, между прочим, обязательный к прочтению, кстати, мы его тоже писали в несколько рук, на основе реального опыта и ошибок из заездов предыдущих выставок.

Там учтено все.

А здесь мы расскажем про частые ошибки, которые допускают наши участники, рекомендуем все учесть и учиться на них.

Мало POS

Если вы НЕ подготовите достаточное количество визиток, буклетов и каталогов, то рискуете потерять ценные контакты и лиды с выставки после того, как раздадите то, что у вас есть.

Сколько нужно? Минимум 500 визиток, 500-1000 брошюр, 500 каталогов с описанием ваших позиций и ценами: надо дать возможность посетителям делать заказы вашего товара весь год.

Слишком много товара на стенде

Наша выставка рассчитана на заключение оптовых договоров, поэтому вам не нужно много товаров на стенде, достаточно привезти демонстрационные образцы, лучше не везти сюда весь ваш товар, с расчетом распродать все на месте. У нас были участники, которые привезли 40 коробок своего товара! Это логистика, ваше время, силы и деньги. Плюс хранить на стенде вы их не сможете. Вот здесь прям настоятельно советуем брать меньше, чтобы не везти ничего обратно после выставки.

Неправильно выбрать товар для выставки

Образцы уходящего года,  особенно это касается новогодней сувенирки, какие-то залежавшиеся товары, которые хочется сбыть.

Презентика — это выставка премиум-подарков. Сюда приходят за ними и ищут именно их. В новогоднем сегменте подбирают сувениры с главным символом года. Это будет год Змеи, значит, образцы-драконы не вполне уместны. Может быть, вы думаете, что мы Капитаны очевидность, но онлайн-каталоги обновили совсем немногие.

То же касается мерча: подготовьте лучшие образцы, которых не встретить на других выставках и в обычных магазинах.

Покажите ваши необычные подарки или подарки класса люкс, а также новинки и тренды предстоящего года.

Не забронировать время заезда

Для каждого участника предусмотрены слоты по 15 минут. На месте договориться, сдвинуть слот не получится. Поэтому просто забронируйте время заранее по ссылке, чтобы потом приехать без опозданий и разгрузиться.

Приехать на своей машине на разгрузку одному

Это просто неудобно. Вам нужно будет разгрузить товар и сразу отогнать машину и  прямо в это же время сопровождать товар на склад. Мы гордимся, что Презентика расположена в самом центре Москвы, но у этого есть и отрицательные моменты: быстро, где-то рядом припарковать машину будет затруднительно. Вам придется ехать в Зарядье, а в это время ваш товар не смогут без вас сдать на склад.

Поэтому лучше заезжать вдвоем, так вам будет гораздо спокойней.

Выбрать для заезда день перед выставкой

Так поступит примерно 80% экспонентов. Мы понимаем, что один раз приехать и разместиться сразу на стенде — это выглядит заманчиво, но если есть возможность заехать 17го сентября, это будет гораздо спокойнее и проще. Вы приедете, оставите свои образцы на складе. 18го приедете и без суеты разместите их на стенде и все проверите. Поверьте нашему опыту, это идеальный вариант!

18 сентября будут очереди, пробки, штрафы, нервы и недовольство.

Мы проверяли уже много раз: если будет возможность, приезжайте 17 сентября. 

Забыть взять что-то важное

Например, печать (хотя бы для того, чтобы оформить закрывающие документы с нами, а в идеале прямо на выставке заключить договор поставки).

Удлинитель. Вот это та вещь, которую лучше привезти с собой напрасно, чем бегать и искать в последний момент.

Зарядные устройства для телефона, ноутбука/планшета — это точно вам пригодится!

А еще составили для вас чек-лист, чтобы вы ничего не забыли при подготовке к выставке.

Заниматься пиаром вне своего стенда

Отправить промоутеров раздавать ваши листовки на выставке без договоренности с организатором, оставить свои буклеты на чужих стендах и т.д. 

Посмотрите еще раз наши дополнительные рекламные возможности, воспользуйтесь ими при необходимости.

И еще несколько организационных моментов

Услуги монтажника, который установит крепления на стенде в течение 15 минут, бесплатны. Если вы решите, что монтажник нужен минимум на 1 час  —  то лучше забронировать его заранее и подать заявку на почту.  

Ежедневную уборку на стендах участники делают самостоятельно, организаторы вывозят мусор, для этого участникам в конце дня нужно оставить все ненужное за пределами стенда. Если срочно потребовался клининг на стенде, в случае форс-мажора можно вызвать уборку через организаторов выставки за доп оплату.

Все помещения: гардероб, склад, туалет, кафе и ресторан  — находятся на территории Гостиного двора.

Все лишние вещи, коробки можно сдать на хранение на склад. Верхнюю одежду сдать в гардероб на время выставки.

Про питание

Мы просим не приносить и не есть сильно пахнущие продукты на стенде.

У нас будет работать арт-кафе “Уютная веранда”, где можно перекусить или переговорить с посетителями и обсудить сотрудничество в неформальной обстановке.

Также на территории выставки будет работать буфет и ресторан с готовыми вкусными обедами. 

На стенде можно предложить посетителям чай, кофе и сладости. 

Прочитайте внимательно все материалы, которые направляют наши менеджеры, и 90% вопросов отпадут. На остальные будем рады ответить в нашем телеграм-канале.

Выставка, как и любое мероприятие — это напряженная работа, и мы, и вы готовимся к ней весь год. Соблюдение правил и сроков, а также правильная подготовка поможет прожить ее как яркое и приятное воспоминание.

До встречи на Презентике, уже с 19 по 21 сентября, в Гостином дворе!